1. Qui nous sommes

Financial Partners SA située Chemin du Rionzi 29, 1052 Le Mont-sur-Lausanne, Suisse est une entreprise offrant des prestations de services comprenant entre autres:

La gestion de fortune de tiers, le courtage immobilier ou d’assurances ainsi que l’assistance et le conseil en matière financière, bancaire et de construction.

2. Principes de base du traitement des données

La présente déclaration relative à la protection des données décrit comment nous traitons les données personnelles, en particulier quelles données personnelles nous collectons et à quelles fins. Elle régit, en outre, la transmission des données, la période de conservation ainsi que vos droits.

On entend par données personnelles (ci-après également appelées données) toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. La notion de traitement des données doit être comprise en fonction de la situation et comprend toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage ou la destruction de données.

Nous collectons et traitons des données personnelles afin d’accomplir nos tâches professionnelles, conformément aux dispositions légales et contractuelles. La collecte, le traitement et l’utilisation des données personnelles sont soumis aux dispositions légales en vigueur en Suisse.

Nous collectons les données personnelles de manière transparente et dans le respect des principes de proportionnalité et finalité. Les données ne sont traitées que dans la mesure et pour la durée nécessaire à l’accomplissement de nos tâches et de nos obligations.

3. Objectif de la collecte et du traitement des données personnelles

Nous traitons les données personnelles qui sont nécessaires pour assurer la pérennité, la sécurité et la fiabilité de notre offre. Cela comprend en particulier les objectifs suivants :

• Gestion et administration des relations contractuelles avec les clients, collaborateurs, fournisseurs, etc.;
• Gestion des contacts et communication dans le cadre de la fourniture de prestations;
• Garantie de la sécurité, respect des obligations légales et exercice de prétentions;

4. Quelles données personnelles traitons-nous?

4.1 Données de contact et données de base générales

Selon l’objectif du traitement des données, le segment de clientèle et les domaines de prestations, nous collectons différents types de données personnelles, dont, dans certaines circonstances, des données sensibles.

Nous traitons pour tous les contacts, interlocuteurs, partenaires contractuels et clients au moins les données personnelles suivantes:

• nom, prénom, adresse e-mail et, le cas échéant, sexe, adresse, numéro de téléphone, titre, date de naissance, nationalité, profession, informations sur l’employeur, titre, numéro AVS;
• correspondance électronique et écrite (courrier);
• Votre message ou votre demande

En outre, en fonction de l’objectif du traitement des données, du segment de clientèle et du domaine de prestations, nous collectons et traitons des données supplémentaires conformément aux descriptions énoncées dans les paragraphes suivants:

4.2 Données relatives à la gestion des mandats

Pour la gestion et l’administration de nos mandats et pour la communication avec notre clientèle, nous traitons les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Pour les entreprises:
  • Forme juridique, capital social et capital libéré, année de fondation de l’entreprise, organe de révision externe, chiffre d’affaires en Suisse et à l’étranger, chiffre d’affaires annuel réalisé par domaine d’activité, n° de registre;
  • Succursales: Lieu de la succursale, raison sociale, adresse, téléphone, Internet, e-mail, langue de correspondance;
  • Informations sur les effectifs: domaines professionnels, nombre de collaborateurs resp. de responsables, pourcentage de postes;

• Informations financières;
• Données d’évaluation des risques:
  • Extraits du registre des poursuites;
  • Direction et contrôle de l’entreprise:
    • Données sur les personnes physiques / associés et membres de la direction impliqués dans l’entreprise: nom, prénom, année de naissance, nationalité, fonction, pourcentage de voix, informations sur l’activité dans l’entreprise;
    • Données sur les sociétés et fondations détenant une participation dans l’entreprise: raison sociale, siège, domaine, degré de participation;
    • Données sur la personne de contact: nom, prénom, date de naissance, e-mail et téléphone;
  • Informations relatives à l’engagement de personnes exerçant une fonction dirigeante auprès d’entreprises tierces et, le cas échéant, nom, prénom, entreprise, secteur d’activité, fonction et taux d’occupation du poste;
  • Données sur les rapports de participations

• Informations liées aux paiements;
• Données relatives aux mandats telles que:
  • Statuts, procès-verbaux, contrats,
  • Données personnelles sensibles [telles que les données relatives à la santé, à la religion, à la perception de l’aide sociale, aux poursuites ou aux faillites].

Ces données sont principalement traitées dans le cadre de prestations dans notre domaine d’activité. Il s’agit principalement de données relatives à nos clients. Mais elles peuvent également concerner des tiers, comme des collaborateurs, des personnes de contact ou des personnes qui ont une relation (contractuelle) avec nos clients. Nos clients peuvent donc eux aussi se référer à la présente déclaration relative à la protection des données, mais ils doivent de leur côté prendre des mesures pour se conformer à la loi sur la protection des données.

Le traitement des données sert à la gestion et à l’administration des mandats, au contrôle de la solvabilité, à la prévention des conflits d’intérêts et au contrôle de la qualité. Il répond également aux exigences légales et contractuelles.

En règle générale, les données sont communiquées et mises à disposition directement par les clients. Toutefois, selon la nature et l’étendue du mandat, elles peuvent également provenir d’autorités, de tribunaux ou de tiers. Dans certaines circonstances, des données peuvent également être collectées directement auprès de l’employeur des personnes concernées.

En outre, Financial Partners SA collecte et traite les données personnelles que l’utilisateur transmet volontairement à Financial Partners SA au moyen d’un formulaire en ligne sur notre site Internet. La mise à disposition de ces données personnelles se fait expressément sur une base volontaire. Sans ces données, nous ne serons toutefois pas en mesure de fournir les services demandés par l’utilisateur dans la qualité souhaitée, voire tout bonnement dans l’impossibilité de les fournir.

4.3 Données liées à la communication directe (téléphone, e-mail ou chat, réunions en ligne, visioconférences et/ou webinaires, etc.)

Les réunions en ligne, les visioconférences et/ou les webinaires que nous organisons sont réalisés avec Microsoft Teams, Zoom ou Skype. Pour la communication directe par téléphone, e-mail, par le biais d’une solution de collaboration ou par chat, nous, et si nécessaire nos prestataires de services correspondants, pouvons traiter les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Autres données personnelles contenues dans l’e-mail;
• Données relatives à la communication telles que l’adresse IP, l’heure et la durée de la communication;
• Enregistrements de visioconférence, si nécessaire;

Nous traitons ces données personnelles en vue de fournir et d’améliorer nos prestations de services à nos clients et à d’autres tiers intéressés.

4.5 Fournisseurs et autres partenaires contractuels

Nous traitons les données personnelles suivantes des partenaires commerciaux qui effectuent des prestations de services ou des livraisons pour nous:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Informations financières telles que coordonnées bancaires;
• Informations disponibles dans le contrat (telles que données sur les collaborateurs responsables, conseillers, informations sur la prestation fournie, etc.);

Nous traitons ces données en exécution d’un contrat et en application des périodes de conservation légales en vertu du droit commercial et fiscal. Si nos partenaires contractuels ont accès à nos données personnelles dans le cadre de l’exécution de leur mission [p. ex. sociétés informatiques], nous concluons avec eux un contrat de sous-traitance correspondant.

4.6 Exploitation, amélioration et contrôle du site Internet, d’autres canaux électroniques

4.6.1 Hébergement du site Internet

Notre site Internet est hébergé en Suisse par la société suivante:

INFOMANIAK NETWORK SA
Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Les Acacias, Suisse
Plus d’information sur leur politique de confidentialité ici.

4.6.2 Fichiers journaux (logfiles) du serveur

Notre site Internet peut être utilisé sans qu’il soit nécessaire de divulguer des données personnelles étendues. Toutefois, le serveur collecte des informations sur l’utilisateur à chaque consultation. Celles-ci sont sauvegardées temporairement dans les fichiers journaux du serveur. Il n’est cependant pas possible d’attribuer ces informations à une personne précise. Les fichiers journaux contiennent les informations suivantes:

• la date, l’heure d’accès et la quantité de données,
• le navigateur utilisé et le système d’exploitation,
• le nom de domaine du fournisseur,
• la page à partir de laquelle vous êtes arrivé sur notre site (Refered-Url),
• la requête de recherche,
• l’adresse IP.

La collecte de ces données est techniquement nécessaire: elles servent à la stabilité et à la sécurité du site Internet et sont utilisées pour analyser l’utilisation du site Internet et l’améliorer. Elles permettent, en outre, un contrôle précis en cas de suspicion d’utilisation illégale de notre site Internet.

4.6.3 Services et Cookies

Notre site Internet utilise des cookies. Les cookies sont de petits fichiers texte utilisés pour stocker de petites informations. Les cookies sont stockés sur votre appareil lorsque le site Internet est chargé sur votre navigateur. Ces cookies nous aident à faire fonctionner notre site Internet correctement, à le sécuriser davantage, à offrir une meilleure expérience utilisateur, à comprendre le fonctionnement de notre site Internet et à analyser ce qui fonctionne et les points à améliorer.

Afin de respecter votre vie privée, nous utilisons le système de gestion des consentements www.biskoui.ch, ce système vous offre un choix éclairé en matière de consentements aux cookies et services tiers.

Vous pouvez changer vos paramètres de consentement aux cookies et services tiers à tout moment via ce lien.

4.6.4 Google Analytics

Google Analytics est un service d’analyse web que nous utilisons pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site. Il collecte des données anonymes telles que les pages visitées, la durée des visites et les sources de trafic. Ces données nous aident à améliorer notre site, mais ne stockent aucune information personnelle. Si vous préférez ne pas être suivi, vous pouvez désactiver les cookies de suivi dans les paramètres de votre navigateur ou utiliser les outils de désactivation de Google. Pour plus d’informations, consultez notre politique de confidentialité. Votre vie privée est essentielle pour nous, et nous respectons les normes de protection des données.

4.6.5 MailChimp

Nous utilisons MailChimp pour gérer nos e-mails marketing de manière efficace, en respectant les normes de protection des données. Nous utilisons cette plateforme pour vous envoyer des informations pertinentes et respectons votre droit de vous désabonner à tout moment.

4.6.6 hCaptcha

Nous utilisons hCaptcha sur notre site afin d’améliorer la sécurité en identifiant de manière efficace les utilisateurs légitimes tout en contrecarrant les tentatives d’automatisation malveillante. hCaptcha renforce la protection de votre expérience en ligne tout en préservant la confidentialité de vos données. Votre sécurité demeure notre priorité.

4.7 Garantie de la sécurité, respect des obligations légales et exercice de prétentions

Nous pouvons traiter les données personnelles susmentionnées afin de garantir la sécurité et de faire valoir vos droits, si cela s’avère nécessaire, et, à cet effet, les transmettre à des tiers tels que des tribunaux ou offices.

5. Saisie des données, période de conservation, mesures de sécurité

5.1 Saisie des données

En règle générale, nous obtenons les données personnelles mentionnées au chiffre 4 directement de votre part à partir du moment où vous bénéficiez de l’une des prestations. Dans certaines circonstances, les données peuvent être également collectées directement auprès de l’employeur des personnes concernées.

Toutefois, dans le cas de mandats, les données peuvent également provenir d’autorités, de tribunaux ou de tiers, selon la nature et l’étendue du mandat. [Le cas échéant, complément pour les données provenant de tiers.]

Nous utilisons également des informations accessibles au public dans les médias et sur Internet dans la mesure où cela est indiqué dans un cas concret (p. ex. dans le cadre d’une candidature, lors de la sélection d’enseignants et d’intervenants), ainsi que des données en rapport avec l’utilisation du site Internet (voir chiffre 4.6).

5.2 Période de conservation

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, pendant les durées de conservation légales ou contractuelles, et aussi longtemps que nous avons un intérêt prépondérant à les conserver. Les données sont ensuite effacées.

5.3 Sécurité des données

Nous prenons les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive. Ces mesures comprennent des solutions de sécurité informatique et de réseau, des restrictions d’accès, le cryptage des supports de données et de leur transmission, des instructions, formations et contrôles.

Les données sont sauvegardées dans les applications et logiciels que nous utilisons. Les données sont sauvegardées sur des serveurs situés en Suisse. Si les données sont sauvegardées à l’étranger (Teams, logs, etc.), les règles énoncées au chiffre 6 s’appliquent.

Si des tiers ont accès à nos données, des mesures particulières, qui sont régies par le contrat de sous-traitance (voir chiffre 6), sont prises.

6. Transmission et transfert de données

Nous pouvons transmettre des données personnelles à des tiers si vous y avez donné consenti, si cela est nécessaire pour fournir la prestation concernée, remplir l’objectif du contrat ou préserver notre intérêt légitime, ou si nous y sommes tenus par la loi.

Les catégories suivantes de destinataires peuvent recevoir des données personnelles de notre part:

• prestataires de services (p. ex. sociétés de services informatiques, fournisseurs d’hébergement, fournisseurs, conseillers, avocats, compagnies d’assurance).
• tiers dans le cadre de nos obligations légales ou contractuelles, autorités (notamment autorités de surveillance de la révision ou autorités fiscales), institutions gouvernementales, tribunaux.

Les tiers que nous mandatons se sont contractuellement engagés à respecter la protection des données et à ne traiter les données que dans le but que nous leur avons indiqué.

Nos prestataires sont pour la plupart situés en Suisse ou dans l’UE / l’EEE. Certaines données personnelles peuvent également être transférées aux États-Unis (p. ex.  données Google Analytics). Si un transfert de données vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection des données adéquat s’avère nécessaire, il sera effectué sur la base des clauses contractuelles standard (p. ex. dans le cas de Google) ou d’autres garanties appropriées.

Les informations que vous nous avez transmises peuvent en outre être rendues anonymes et transmises à des tiers à des fins d’analyse statistique.

7. Vos droits

Toute personne peut demander des renseignements sur les données traitées la concernant, ainsi que sur l’origine, le destinataire et la finalité de la collecte et du traitement des données. En outre, vous avez le droit de demander la rectification, le blocage, l’effacement ou le transfert de vos données.

Les données conservées en vertu de dispositions légales ou nécessaires à la gestion des affaires ne peuvent resp. ne doivent pas être supprimées/effacées. Si les données ne sont pas concernées par une obligation légale d’archivage ou par notre intérêt prépondérant de conservation, nous supprimerons vos données à votre demande. Si l’obligation d’archivage s’applique, nous bloquons vos données.

Vous pouvez en outre faire valoir vos droits en justice ou déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente.

8. Dispositions finales

8.1 Entité responsable et contact

Nous sommes responsables du traitement des données conformément à la présente déclaration relative à la protection des données, sauf disposition contraire.

Les demandes générales concernant la protection des données peuvent nous être envoyées par courriel à services@financialpartners.ch

Pour les questions concernant une personne en particulier, les demandes de rectification ou une demande de suppression, une copie de la carte d’identité ou du passeport permettant d’identifier l’utilisateur doit en outre être jointe.

8.2 Adaptations de la déclaration relative à la protection des données

Nous pouvons adapter notre déclaration relative à la protection des données à tout moment en la publiant sur le site Internet. La présente déclaration relative à la protection des données a été mise à jour pour la dernière fois le 11 novembre 2023.